「次から次へと仕事が降ってきて、いつまで経っても自分の時間が取れない」
「これ以上はもう無理だよ。何とかならないだろうか、、、」
いくら仕事に時間を割いていても、時間は有限です。
自分なりのやり方を見つけるなどの工夫をして、効率化を図らない限り、必ずどこかで限界がやってきます。
もちろん、どんなに優秀な人材であっても、抱え切れる仕事量には限りがありますが、小さな工夫を積み重ねることで、従来の何倍もの効率化が望めるようになるのです。
今回は、仕事を効率化するための小さな工夫やアイデアについてご紹介していきます。
仕事を効率化するための小さな工夫3選
ポモドーロ・テクニックを用いて効率化する
「ポモドーロ・テクニック」とは、30分を1セットとして、25分の作業と5分の休憩を繰り返し行うテクニックを指します。
いくら集中力が続く人でも、10時間高い集中力を維持したまま、作業することは限りなく不可能に近いです。
このテクニックは「5分の休憩を挟むことで集中力を持続させる効果」と「25分という短い時間の中で適度なプレッシャーを受けて自然と効率化が進む効果」の2つが合わさることで大きな効果を生み出します。
最初は時間通りにできないかもしれませんが、スマホのタイマーなどを使用して繰り返しチャレンジを行うことで、徐々に効果が見えるかもしれません。
今日からでもチャレンジ出来るテクニックなので、ぜひ試しに実践してみてください。
報告をフォーマット化して効率化する
仕事が増える分だけ、同様に積み重なる報告業務。
報告に時間をかけ過ぎて、考える時間や作業時間がなくなってしまっては本末転倒です。
あらかじめ、報告する内容や形式をフォーマット化しておくことで効率化を図ることができます。
報告する相手が「何を知りたがっているのか」に着目し、必要最低限の情報だけを伝えることを心がけ、自身にとっても相手にとっても優しい報告を心がけましょう。
朝には重要な仕事を、夕方には単純作業を配置して効率化する
起床してからの3時らの3時間は、脳のゴールデンタイムと言われており、最も脳が良く働くと言われています。
脳が活発な時間に重要な仕事に取り掛かることで、これまで思いがけなかったアイデアを創出することが出来るかもしれません。
また、朝から仕事を行なっていると、どうしても夕方には集中力が切れやすくなってくるでしょう。
これは科学的にも理由があり、緊張状態を支える役割を持つ交感神経が、夕方頃になると体をリラックスさせる副交感神経に切り替わるのです。
もちろん人によって、個人差はあるかとは思いますが、身体の仕組みを利用することで自然と作業効率が向上するかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
仕事を効率化する方法は無限大に存在するといっても過言ではありません。
また、他人の効率化が自分にアウトも限らないので、自分なりに試行錯誤を積み重ね、オリジナルの効率化を図っていきましょう。